Penataan Arsip, Dukung Pelayanan Informasi Publik

WONOSOBO – Kecakapan pegawai sebuah lembaga dalam melakukan pengelolaan arsip menjadi mutlak harus dimiliki. Karena dengan memahami pemahaman pengelolaan arsip akan mendukung proses pelayanan informasi kepada publik.

“Keterampilan pengarsipan dokumen sangat penting dimiliki semua pegawai Bawaslu Kabupaten Wonosobo. Karena dengan begitu semua perencanaan dan pelaksanaan kegiatan akan mudah disajikan kepada publik,”kata Sumali Ibnu Chamid Ketua Bawaslu Kabupaten Wonosobo saat membuka Pelatihan Pengelolaan Arsip bagi pegawai Kesekretariatan Bawaslu Kabupaten Wonosobo, 27 April 2022 di Kantor Bawaslu Wonosobo.

Pria yang kerap disapa Mas Ale ini menjelaskan, arsip dalam sebuah lembaga memiliki aturan dalam masa perawatan atau disebut retensi. Untuk memahami jenis jenis dokumen yang wajib diarsipkan maka semua pegawai wajib paham. Untuk itu Bawaslu Wonosobo menggelar pelatihan dengan menghadirkan secara langsung arsiparis dari Kantor Arpusda Kabupaten Wonosobo.

“Kami berharap, nanti narasumber akan memberikan pemahaman secara luas kepada kita semua. Sehingga kualitas lembaga kita semakin baik,”tandasnya.

Dikatakan Mas Ale, bahwa awal tahun 2022 ini, Bawaslu Kabupaten Wonosobo sesuai dengan Dipa Anggaran dari Provinsi Jawa Tengah, lebih banyak kegiatan internal yang sifatnya peningkatan kompetensi pegawai. Harapanya Ketika kualitas pegawai meningkat, maka visi dan misi Bawaslu akan cepat terwujud.

“Sebentar lagi kita ada tahapan Pemilu, saat ini momen kita untuk kulakan ilmu, dari pelatihan menulis, membuat film, diskusi tentang hukum sampai dengan pengarsipan hasil kerja,”tambahnya.

Suncoko Arsiparis dari Kantor Arpusda Kabupaten Wonosobo menjelaskan, bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi. Dia menyebutkan perkembangan teknologi memungkinkan jenis media arsip berkembang. Misalnya saja selain bentuk surat dan kertas. Saat ini juga arsip muncul dalam bentuk audio visual.

“Maka dari itu sangat penting memahami proses pengelolaan dan penyimpanan arsip. Karena bentuk media dokumentasi terus berkembang,”katanya.

Suncoko menjelaskan secara teknis bagaimana merawat dan mengelola arsip. Diakatakan dia ada beberapa prinsip yang wajib dimiliki oleh petugas pengarsipan. Meliputi ketekunan, ketelitian. Kemudian jenis jenis arsip diberikan indeks sesuai jenisnya.

“Misalnya dalam surat menyurat perlu memahami pengkodean jenis surat sampai dengan memahami alur disposisi dari dokumen surat tersebut,”terangnya.

Setelah memahami jenis arsip. Pegawai juga penting pahaman dalam penyimpanan. Maka sangat penting adanya ruang pengarsipan yang mampu melindungi jenis arsip tersebut. Dimulai dari jenis kertas logam dan jenis lainnya. Kemudian para pegawai juga memahi retensi atau masa pemelihaan arsip itu sendiri. Seperti yang diatur dalam PP Nomor 28 tahun 2012.

“Sehingga memahami jenis arsip berapa lama periodenya, harus disimpan sampai kapan, bagaimana mekanisme pemusnahan arsip yang dinilai sudah tidak diperlukan,”tegasnya.

Dalam pelatihan tersebut, selain teori. Para Staf Bawaslu Kabupaten Wonosobo juga langsung melakukan praktek dalam proses pengelolaan arsip yang dimiliki oleh Bawaslu Kabupaten Wonosobo. (Humas Bawaslu Wonosobo)